Печать в филиалах: как организовать парк устройств в 2–5 офисах

Когда у компании появляется 2–5 офисов (филиалы, точки продаж, склад, сервис, представительство), печать внезапно превращается из “одного принтера в углу” в систему: кто-то печатает договоры, кто-то сканирует первичку, кто-то срочно делает акты, а расходники заканчиваются всегда в самом дальнем офисе — и, конечно, в самый неподходящий день.

Хорошая новость: парк устройств в филиалах можно организовать так, чтобы:

• сотрудники меньше стояли у МФУ,

• расходники не закупались “в пожарном режиме”,

• сервис был предсказуемым,

• а техника — одинаково удобной в каждом офисе.

Ниже — рабочая схема, которую можно внедрить без “корпоративных монстров”, даже если у вас всего 2–5 офисов.

✅ Каталог МФУ и принтеров: https://orgtehnika.by/mfu-i-printery/

1) Модель распределения: “один стандарт на филиал” + 1–2 исключения

Самая частая ошибка — покупать в каждый филиал “что было в наличии/подешевле”. Итог: разные картриджи, разные драйверы, разные поломки, разные инструкции, разные проблемы.

✅ Практичная модель для 2–5 офисов:

• В каждом филиале — одно основное монохромное МФУ (печать + скан + копия) с ADF и дуплексом.

• В головном офисе/центре продаж — одно цветное устройство (если реально нужны презентации и КП).

• Опционально: один A3-аппарат там, где печатают большие таблицы/планы/документы.

Примеры “универсальных” МФУ для филиала (моно, поток документов)

• Kyocera ECOSYS M2040dn — до 40 стр/мин, есть автоподатчик на 50 листов, двусторонняя печать и сеть.

• Pantum BM5100ADN — до 40 стр/мин, дуплекс, автоподача, Wi-Fi/Ethernet.

• Canon i-SENSYS MF455dw — до 38 стр/мин, дуплекс + ADF, Wi-Fi/Ethernet и облачные сервисы (удобно, когда офисы работают “по-современному”).

2) Стандартизация: ваш главный “лайфхак” против хаоса

Стандартизация даёт эффект сразу в трёх местах: закупки, IT, обслуживание.

✅ Что стандартизировать:

• 1–2 модели МФУ на все филиалы (в идеале одна, максимум две).

• Одинаковые расходники (одни и те же картриджи/тонер).

• Единый профиль печати (по умолчанию ч/б, дуплекс, экономичный режим там, где можно).

• Единая схема подключения (Ethernet везде; Wi-Fi — как дополнение, а не “основа”).

Почему это работает:

• меньше склад расходников,

• легче обучать людей (и меньше ошибок),

• проще IT-поддержка (один драйвер/один набор инструкций).

3) Расходники: центр + “норматив” на филиал, а не «закончится — позвоним»

В филиалах расходники заканчиваются не “потому что плохие картриджи”, а потому что нет системы.

✅ Рабочая логика:

• Центральный склад (или ответственное лицо) держит общий запас.

• В каждом филиале — минимальный норматив: 1 комплект в резерве (или 1 картридж на замену, в зависимости от модели и объёма).

• Раз в неделю/две — короткая сверка: сколько напечатали, что осталось.

➕ Если у вас одна модель МФУ на 2–5 офисов, расходники становятся управляемыми, а не “лотереей”.

4) Сервис и простои: планируйте резерв там, где простой стоит денег

У печати есть “стоимость простоя”: договор не распечатали → отгрузка задержалась; акт не подписали → деньги пришли позже.

✅ Минимально разумно:

• В головном офисе (или в самом нагруженном филиале) держать резервный принтер/МФУ либо заменяемое устройство той же линейки.

• В филиалах с низкой нагрузкой резервом часто становится “соседний офис” (если логистика быстрая).

5) Цвет в филиалах: где он нужен, а где лучше централизовать

Цветная печать часто “съедает” бюджет незаметно. Поэтому лучший подход для сети офисов:

✅ Цвет — в одном месте, где он действительно используется (отдел продаж/маркетинг/руководство).
Например, Xerox VersaLink C605/XL — цветное МФУ офисного класса, у которого предусмотрена двусторонняя печать и большой потенциал по бумаге (актуально для активной работы).

А филиалам в большинстве случаев хватает монохромного МФУ для документов.

6) Сканирование: когда филиалам нужен сканер отдельно от МФУ

Если в каком-то офисе идёт интенсивная оцифровка (архив, бухгалтерия, кадровый центр), отдельный документ-сканер часто ускоряет работу сильнее, чем “самое дорогое МФУ”.

Примеры документ-сканеров:

• Epson WorkForce DS-530N (сетевой документ-сканер)

• Panasonic KV-S1037 (офисный документ-сканер)

Раздел сканеров: https://orgtehnika.by/prochie/skanery/ (страницы товаров находятся в этом разделе, пример выше).

7) Безопасность документов: в филиалах это особенно важно

В филиалах чаще “гуляют” бумаги: копии паспортов, договоры, счета, внутренние документы. Простое правило: если документ нельзя выбрасывать в корзину — нужен шредер.

Примеры:

• Шредер HP Pro 16MC (P-5) — перекрёстная резка, уничтожение скрепок/скоб и карт.

• Для “офиса попроще” есть и модели с более базовым уровнем — важно выбрать под ваши требования. Раздел: https://orgtehnika.by/prochie/shredery/

Чек-лист внедрения за 1–2 недели

✅ 1. Посчитайте нагрузку по филиалам (страниц/месяц, пики, сканирование).
✅ 2. Выберите 1 “стандартное” МФУ для большинства филиалов (моно, ADF, дуплекс, сеть).
✅ 3. Определите 1 исключение (цвет в головном офисе / A3 где нужно).
✅ 4. Утвердите норматив расходников: минимум в филиале + запас в центре.
✅ 5. Настройте единые профили печати (ч/б по умолчанию, дуплекс по умолчанию, экономичный режим где подходит).
✅ 6. Пропишите “что делать при проблеме” (1 страница инструкции + контакты).
✅ 7. Добавьте шредер там, где есть персональные данные/договоры.

Быстрый набор “без лишних рисков” для сети 2–5 офисов (пример)

• В каждый филиал: Kyocera ECOSYS M2040dn или Pantum BM5100ADN (поток, дуплекс, ADF).

• Для руководства/менеджеров/гибкого офиса: Canon MF455dw (Wi-Fi/облако).

• Один цветной центр (при необходимости): Xerox VersaLink C605/XL.

Роялком — техника для филиалов, которая работает одинаково стабильно в каждом офисе.