Цветная печать в компании: когда она нужна, а когда это лишние расходы

Цветная печать в офисе — как корпоративная карта: в правильных руках ускоряет бизнес, в неправильных превращается в “тихую статью расходов”. Особенно это заметно в компаниях в Минске, где документы живут быстро: презентации, КП, отчёты, тендеры, бренд-материалы. Но ровно так же часто цвет покупают “на всякий случай”, а потом удивляются, почему бюджет на расходники растёт быстрее, чем продажи.

Разберём, когда цветной принтер для офиса действительно нужен, где можно смело оставаться на моно, и как посчитать скрытую цену цвета.

Где цвет обязателен: отделы, которые реально выигрывают

✅ Продажи / коммерческий отдел
Цветные КП, прайсы, сравнительные таблицы, схемы, предложения для тендеров — всё это в цвете воспринимается быстрее и “дороже”.
Пример офисного цветного МФУ “под поток”: Xerox VersaLink C605/XL — рассчитан на высокую скорость и большой месячный объём печати (подходит, когда печать идёт регулярно, а не “раз в квартал”).

✅ Маркетинг / бренд-коммуникации
Презентации для встреч, раздатка на мероприятиях, внутренние бренд-гайды, макеты упаковки/наклеек, цветные листовки для офисной витрины.

✅ Руководство / аналитика
Отчёты с графиками, дашборды, финальные презентации для совета директоров: цвет помогает читать данные быстрее (особенно “сложные” графики).

✅ Проектные отделы / производство
Цветные схемы, маркировка, визуальные инструкции, планы — когда важно не ошибиться “в версии” или в стадии.

Где можно моно: цвет не добавляет ценности, но добавляет расходы

✅ Бухгалтерия
Счета, акты, накладные, первичка — в 95% случаев цвет не нужен. Если печатаете документы пачками, моно-печать обычно дешевле по странице и проще в обслуживании.

✅ Кадры
Личные дела, заявления, приказы, внутренние документы — чаще всего моно. Цвет иногда нужен “точечно” (оформление стендов/инструкций), но это не повод делать весь отдел цветным.

✅ Юристы / договорной отдел
Договоры, приложения, регламенты — моно. Цвет нужен только если вы регулярно печатаете схемы, дорожные карты, визуальные таблицы.

“Скрытая” цена цвета: почему цветная печать кажется дешёвой до первой закупки расходников

Самая частая ошибка: выбрать цветное устройство по цене “входного билета” и не учесть, что у цвета расходы складываются иначе.

✅ Что формирует стоимость цветной печати:

• 4 расходника вместо 1 (чёрный + CMY), а значит любые “мелкие” печати постепенно съедают ресурс

• покрытие страницы: презентация с заливками и картинками может стоить в разы дороже, чем текст

• профилактика/обслуживание: цветные аппараты обычно требовательнее к режиму использования

➕ Практический признак “лишнего цвета”:
если цвет печатают реже пары раз в неделю, часто выгоднее оставить моно-поток на основном устройстве, а цвет — делать отдельным решением (внутри компании) и строго по правилам.

Правила экономии: как получить эффект цвета и не платить лишнего

✅ 1) Разделите роли устройств

• Моно-МФУ для документов и потока (бухгалтерия/кадры/договоры)

• Цветное МФУ — для презентаций, КП, графиков, важных материалов

✅ 2) Введите “цвет по необходимости”, а не “цвет по умолчанию”

• По умолчанию печать ч/б

• Цвет — только для конкретных задач (КП/тендер/презентация)

✅ 3) Настройте профили печати

• “Черновик” для внутренних распечаток

• “Экономичный цвет” для презентаций “внутри”

• “Лучшее качество” — только когда действительно нужно

✅ 4) Считайте не цену устройства, а стоимость владения
Сравнивайте:

• цена расходников

• их ресурс

• ваши объёмы печати

• тип документов (текст/графики/заливки)

✅ 5) Если цвет печатается много — выбирайте аппарат “под нагрузку”
Для регулярных потоков цветной печати офисы часто смотрят в сторону более серьёзного класса, например Kyocera TASKalfa 2554ci (цвет, A3, офисный класс под документы и презентации).
А если нужна именно “офисная цветная универсальность” с упором на удобство — в линейке Canon встречаются цветные модели вроде Canon imageCLASS MF644Cdw.

Несколько конкретных сценариев “по отделам” (чтобы выбрать правильно)

✅ Если у вас продажи + маркетинг печатают КП каждую неделю → цвет оправдан.
Хороший ориентир — цветные офисные МФУ в подборках Canon и Xerox:
https://orgtehnika.by/mfu-i-printery/canon-1/
https://orgtehnika.by/mfu-i-printery/xerox-1/

✅ Если печатаете “в основном документы” и цвет нужен редко → держите основной поток на моно, а цвет — отдельно и по правилам.

✅ Если нужна цветная печать + большие форматы/презентации/схемы → смотрите решения “классом выше” (например, A3-МФУ уровня TASKalfa).

Итог

Цветная печать — это инструмент, а не “статус”. Она окупается там, где влияет на продажи, презентации и восприятие ваших материалов. А там, где у вас поток документов, цвет чаще всего превращается в переплату за расходники и сервис.

Роялком — техника для офиса, которая экономит время и работает на результат